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第1章
初步了解会计工作

什么是会计?

什么是会计?根据多年来通俗的说法,会计就是记账、算账。

会计在中国有着悠久的历史。据史籍记载,早在西周时代就设有专门核算官方财赋收支的官职——司会,并对财物收支采取了“月计岁会”(零星算之为计,总合算之为会)的方法。在西汉还出现了名为“计簿”或“簿书”的账册,用以登记会计事项。以后各朝代都设有官吏管理钱粮、赋税和财物的收支。宋代官厅中,办理钱粮报销或移交,要编造“四柱清册”,通过“旧管(期初结存)+新收(本期收入)=开除(本期支出)+见在(期末结存)”的平衡公式进行结账,结算本期财产物资增减变化及其结果。这是中国会计学科发展过程中的一个重大成就。明末清初,随着手工业和商业的发展,出现了以四柱为基础的“龙门帐”,它把全部账目划分为“进”(各项收入)、“缴”(各项支出)、“存”(各项资产)、“该”(各项负债)四大类,运用“进-缴=存-该”的平衡公式进行核算,设总账进行“分类记录”,并编制“进缴表”(即利润表)和“存该表”(即资产负债表),实行双轨计算盈亏,在两表上计算得出的盈亏数应当相等,称为“合龙门”,以此核对全部账目的正误。之后,又产生了“四脚账”(也称“天地合账”),这种方法是:对每一笔账项既登记“来账”,又登记“去账”,以反映同一账项的来龙去脉。“四柱清册”、“龙门账”和”四脚账”显示了中国不同历史时期核算收支方式的发展,体现了传统严谨的中式特色。

但是,以上这些说法都只是指出会计的基本特征而已,并不能代表会计的全部涵义。因为,到了现代,会计已经发展成为以货币单位来综合核算和监督经济活动过程的一种价值管理运动。

而现代会计是商品经济的产物。14、15世纪,由于欧洲资本主义商品货币经济的迅速发展,促进了会计的发展。其主要标志:一是利用货币计量进行价值核算;二是广泛采用复式记帐法,从而形成现代会计的基本特征和发展基石。20世纪以来,特别是第二次世界大战结束后,资本主义的生产社会化程度得到了空前的发展,现代科学技术与经济管理科学的发展突飞猛进。受社会政治、经济和技术环境的影响,传统的财务会计不断充实和完善,财务会计核算工作更加标准化、通用化和规范化。与此同时,会计学科在20世纪30年代成本会计的基础上,紧密配合现代管理理论和实践的需要,逐步形成了为企业内部经营管理提供信息的管理会计体系,从而使会计工作从传统的事后记账、算账、报账,转为事前的预测与决策、事中的监督与控制、事后的核算与分析。管理会计的产生与发展,是会计发展史上的一次伟大变革,从此,现代会计形成了财务会计和管理会计两大分支。随着现代化生产的迅速发展,经济管理水平的提高,电子计算机技术广泛应用于会计核算,使会计信息的搜集、分类、处理、反馈等操作程序摆脱了传统的手工操作,大大地提高了工作效率,实现了会计科学的根本变革。

其实,会计是以货币为主要计量单位,以会计凭证为依据,并运用专门的程序和方法,对企业和行政、事业单位的经济活动进行全面、综合、连续、系统的核算和监督,并向有关方面提供会计信息的一种经济管理活动。

由此可见,会计是一项经济管理活动,这种管理活动主要是以货币为计量单位,并利用专门的方法和程序对各个单位的经济活动进行完整、连续、系统的反映和监督,它的宗旨就是提供经济信息和提高经济效益。因而它是企业经济管理的重要组成部分。

因此,请记住,如果你选择了从事会计职业,那么,你就成为了企业的管理人员。

小企业会计的职能

会计的职能是指会计在经济管理过程中所具有的功能,也就是会计所具有的基本功能。从我国当前会计工作的实际情况来看,会计的职能主要包括三个方面,即核算、监督和参与决策职能。

核算职能

会计核算职能主要是通过确认、计量、记录和报告,从数量方面反映企业正在发生或已经完成的各项经济活动,具有为经营管理提供信息的功能。事后核算是会计最为基础的工作。记账、算账、报账是会计执行事后核算职能的主要形式。

根据《会计法》的规定,企业发生的一切经济业务,如款项和有价证券的收付,财产物资的收发、增减及使用,债权债务的发生和结算,资本、基金的增减和经费的收支,收入、费用及成本的计算,财务成果的计算和处理,其他需要办理会计手续、进行会计核算的事项等,都必须借助会计核算,通过记账、算账、报账,如实、全面、系统地反映出来,为有关各方提供对决策有用的会计信息,这些也是会计核算的内容。但随着管理要求的提高,会计核算的职能不仅仅是对经济活动进行事后反映,为了在经营管理上加强计划性和预见性,会计还要利用信息反馈,对经济活动进行事前核算和事中核算。事前核算的主要形式是进行预测、参与决策;事中核算的主要形式是在计划执行过程中,通过核算和监督相结合的方法,对经济活动进行控制,使过程按计划或预期的目标进行。

记账是指对特定对象的经济活动采用一定的记账方法,在账簿中进行登记登。

算账是指在记账的基础上,对企业一定时期的收入、费用(成本)、利润和一定日期的资产、负债、所有者权益进行计算。

报账是指在算账的基础上,对企业的财务状况、经营成果和现金流量情况,以会计报表的形式向有关方面报告。

监督职能

会计的监督职能就是指会计按照一定的目的和要求,通过控制、调节和指导,监督经济活动的合理性、合法性和有效性,使其达到预期目标的职能。也就是说,要监督各项财产物资的收发、保管、使用是否符合有关制度规定;各项资金使用是否合理、合法;各项耗费、成本、收人和盈亏的计算是否真实正确等。会计监督可以从某一单位的内部经济活动进行,也可以从其外部经济活动进行。可以是事后监督,更重要的是事前与事中监督。随着经济的发展,会计监督将发挥越来越大的作用。

合法性审查是指保证企业的各项经济业务符合国家法律法规及有关财务会计制度的各项规定。

合理性审查是指检查各项财务收支是否符合特定会计主体的财务收支计划,是否有利于预算目标的实现,是否有违背内部控制制度要求等现象,为提高企业经济效益严格把关。

会计监督是会计工作的重要组成部分,贯穿于企业经济活动的全过程。通过会计监督,可以正确地处理好国家和企业的关系,最大化地提高企业的经济效益,改善企业的经营管理水平。

会计的核算职能和监督职能是相辅相成的。只有对经济活动进行正确的核算,才能为监督提供资料,提供可靠的依据;同时,只有加强会计监督,才能保证经济活动按既定的要求进行,也才能发挥会计核算的作用。

参与决策职能

在我国市场经济条件下,企业经营的目标是股东权益最大化、经济效益最优化和利润最大化,利用会计信息帮助企业提高治理水平,需要发挥会计的决策职能。企业面临的竞争不仅来自国内,更来自国外。面对瞬息万变的外部环境与强大的竞争对手,会计的基本职能已不能适应现代企业的要求,因此会计参与决策的职能显得尤为重要。

(1)事前会计决策的参谋职能。

市场经济的瞬息变化要求会计提供的各种信息不可能等到相关过程完结后才去收集,信息滞后就失去了价值。会计决策职能,就是通过反映外部环境和内部因素资源要素的变化来测定其发展趋势。

(2)事中会计决策的参与职能。

企业内其他部门的经理经常会怨声载道,埋怨存货周转率太低,产品利润不高,投资损失严重,发生的间接费用太高等,要改善这种状况,会计的决策参与职能便显得更加重要。会计人员可以为治理层的决策提供有力的数据支持,以减少不确定带来的决策风险,这些支持已经不再局限于传统的会计治理范畴,会计决策已经影响到公司的战略决策层面。公司对于战略优势的确立更多地来自于会计的决策职能。

随着社会的发展,会计除了核算、监督与决策两大基本职能外,还具有预测、控制、分析等职能。

会计的核算内容及其方法

会计需要以货币为主要的计量单位,对一定主体的经济活动进行核算和监督。也就是说,凡是特定对象能够以货币表现的经济活动,都是会计所要核算和监督的内容。

这个过程大体是这样的:

1.企业通过所有者投入(所有者权益)和债权人投入(债权人权益)得到资金来源,形成货币资金。

2.在供应阶段,企业需要拿出一部分资金用于购买原材料等生产储备资料和购建机器厂房等固定资产,从而形成储备资金。

3.在生产阶段,企业的生产资金来源于三个方面:一是原材料等生产储备资料所占用的那部分储备资金随着生产的耗用逐渐转化成生产资金;二是机器厂房等固定资产所占用的那部分储备资金以提取折旧的方式参与生产资金的运转;三是企业还需要用一部分货币资金来支持其生产(支付工资、支付经营管理中必要的开支等),从而直接转化为生产资金。随着生产过程的深入和完成,企业的生产资金逐渐转化为产品资金。

3.在销售阶段,企业通过销售产品收回资金,从而又回到货币资金。

4.在资金周转过程中,部分资金开始选择退出,包括向国家上缴税金、偿还借款以及向所有者分配利润等。

下面,我们再来看看会计的核算方法:

设置账户

设置账户是对会计核算的具体内容进行分类核算和监督的一种专门方法。企业在进行会计核算时,必须先根据会计制度的要求设置会计科目,然后根据会计科目在账簿中开立相应的账户,以分类地、连续地记录各项经济业务。

复式记账

我国会计制度明确规定,企业必须运用复式记账方法进行记账。所谓复式记账,是指对企业所发生的每项经济业务,都要以相等的金额,同时在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记的一种记账方法。

填制和审核凭证

会计凭证分为原始凭证和记账凭证,是记录经济业务发生或完成情况的书面证明,是登记账簿的重要依据。只有通过填制和审核的会计凭证,才能作为登记账簿的依据。

正确填制和审核会计凭证,是做好会计工作的前提。通过填制和审核会计凭证,不但可以明确经济责任,而且还可以对企事业单位的经济活动进行有效的监督。

登记账簿

账簿是账户的集合,是具有一定格式、相互联结的账页,是记录和存储会计信息的数据库,是编制会计报表的依据。登记账簿简称记账,就是用复式记账的方法,将会计凭证所记录的经济业务,连续、完整地记人有关账簿中所设置的各个账户。

成本计算

成本计算是指在生产经营过程中,按照一定对象归集和分配所发生的各种费用支出,以确定该对象的总成本和单位成本的一种专门方法。

通过成本计算,可以确定材料的采购成本、产品的生产成本和销售成本,可以考核企业生产经营过程中发生的各项费用是否节约或超支。同时,通过成本计算,还可以确定企业是盈利还是亏损,并为企业的经营决策提供重要依据。

财产清查

财产清查是指通过盘点实物、核对账目,以查明各项财产物资实有数额并保持账实相符的一种专门方法。

在会计核算中,必须定期或不定期地对各种财产物资、货币资金的保管和使用情况以及往来款项结算情况进行清查,以监督各类财产物资的安全完整和合理使用。

编制会计报表

编制会计报表是指根据账簿记录定期编制的、总括反映企业特定时点(月末、季末、年末)和一定时期(月、季、年)的财务状况及经营成果等的一种专门方法。

通过编制会计报表,能够对分散在账簿中的日常核算资料进行综合、分析、加工整理,提供全面反映经济活动所需要的有用信息。

上述会计核算的七个方法不是独立的,它们相互配合,形成一个完整的体系。

会计工作的基本流程

实务中,会计核算工作主要包括三个环节:填制和审核凭证、登记账簿和编制会计报表。在一个会计期间,企业所发生的经济业务,都要通过这三个环节进行会计处理,将大量的经济业务转换为系统的会计信息。这个转换过程,即从填制和审核凭证到登记账簿直至编出会计报表周而复始的变化过程,就是一般称谓的会计循环。

由于各企业的业务性质、经营规模、业务数量和管理需要的不同,企业会计循环的各基本环节的组织形式也不同。这种组织形式就称为账务处理程序,亦称会计核算形式或会计核算组织程序。

不同的账务处理程序规定了不同的填制会计凭证、登记账簿、编制会计报表的步骤和方法。就我国而言,对于中小企业,最常用的账务处理程序有记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序两种。

(一)记账凭证账务处理程序

记账凭证账务处理程序是指对企业所发生的经济业务,都要以原始凭证或原始凭证汇总表为依据编制记账凭证,然后根据记账凭证直接登记总分类账的一种账务处理程序。

记账凭证账务处理程序是会计核算中一种最基本的账务处理程序,其他各种账务处理程序都是在此基础上,根据经济管理的需要而发展形成的。

在记账凭证账务处理程序下,记账凭证可以采用通用的格式,也可以按照所反映的经济业务的内容,采用收款凭证、付款凭证和转账凭证。

在记账凭证账务处理程序下,一般应设置现金日记账、银行存款日记款、明细分类账和总分类账等账簿。日记账和总分类账一般采用三栏式,明细分类账可根据需要用三栏式、数量金额式或多栏式等格式。

操作流程

第一步:根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。

第二步:根据收款凭证、付款凭证或与现金及银行存款收支有关的记账凭证每日逐笔序时登记现金日记账和银行存款日记账。

第三步:根据记账凭证及所附的原始凭证(或原始凭证汇总表)逐笔登记各种有关明细分类账。

第四步:根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。

第五步:根据对账的具体要求,将现金日记账、银行存款日记账和各种明细分类账定期与总分类账相互核对。

第六步:期末,根据总分类账和明细分类账的有关资料编制会计报表。

适用范围

一般适用于规模较小、业务量较少及记账凭证数量不多的企业采用。另外,此账务处理程序特别适宜于计算机处理,因为利用计算机可以弥补工作量大的缺点。同时,在手工记账下,为了减少记账凭证的数量和登记总账的工作量,可以尽量将同类经济业务的原始凭证进行汇总,编制汇总原始凭证,再根据汇总原始凭证编制记账凭证。

(二)科目汇总表账务处理程序

科目汇总表账务处理程序,又称记账凭证汇总表账务处理程序。它是在记账凭证账务处理程序的基础上形成的。

科目汇总表账务处理程序是指对发生的经济业务,根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证,再根据记账凭证定期编制科目汇总表,并据以登记总分类账的一种账务处理程序。这种账务处理程序的显著特征是:先根据记账凭证定期编制科目汇总表(记账凭证汇总表),然后再根据科目汇总表登记总分类账。

采用科目汇总表账务处理程序时,除设置收款凭证、付款凭证和转账凭证(或通用记账凭证)外,为了定期将全部记账凭证进行汇总,还应设置科目汇总表。

采用科目汇总表账务处理程序时,应设置现金日记账、银行存款日记账及各种明细分类账和总分类账,其设置方法与记账凭证核算程序相同。

操作流程

第一步:根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。

第二步:根据收款凭证、付款凭证或与现金及银行存款收支有关的记账凭证每日逐笔序时登记现金日记账和银行存款日记账。

第三步:根据记账凭证及所附的原始凭证(或原始凭证汇总表)逐笔登记各有关明细分类账。

第四步:根据记账凭证定期编制科目汇总表。

第五步:根据科目汇总表分次或月终一次性登记总分类账。

第六步:根据对账的要求,定期将总分类账与日记账、明细分类账相核对,并结账。

第七步:期末,根据总分类账和明细分类账编制会计报表。

适用范围

根据科目汇总表登记总分类账,大大简化了登记总分类账的工作量;而且通过科目汇总表的编制,可以将各科目本期借方、贷方发生额的合计数进行试算平衡,及时发现并纠正错误,保证记账工作的质量。一般适用于生产规模较大、业务较多的单位。

会计人员的职业道德

职业道德是工作人员的职业品质、工作作风和工作纪律的统一。会计人员职业道德是会计人员在会计工作中应当遵循的与其特定职业活动相适应的行为规范。

会计职业道德要求会计人员在其工作中正确处理人与人之间、个人与社会之间关系的行为规范和准则。它体现了社会主义经济利益对会计工作的要求,是会计人员在长期实践中形成的。加强会计职业道德建设,提高会计人员的道德素质,对于正确贯彻国家有关政策法令,加强企业管理,提高经济效益,具有十分重要的意义。

《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)第三十九条规定:“会计人员应当遵守职业道德,提高业务素质。”这是对会计人员职业道德教育问题的规定。

关于会计人员职业道德的基本内容,《会计法》没有做出具体规定,但依财政部1996年6月发布的《会计基础工作规范》的规定,会计人员职业道德的内容主要包括以下六个方面:

(1)爱岗敬业。会计人员应当热爱本职工作,努力钻研业务,使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。爱岗敬业是做好一切工作的出发点。

(2)熟悉法规。会计工作不只是单纯的记账、算账、报账工作,会计工作时时、事事、处处涉及执法守规方面的问题。会计人员应当熟悉财经法律、法规和国家统一的会计制度,做到自己在处理各项经济业务时知法依法、知章循章,依法把关守口,同时还要进行法规的宣传,提高法制观念。

(3)依法办事。一方面,会计人员应当按照会计法律、法规和国家统一会计制度规定的程序和要求进行会计工作,保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。另一方面,依法办事要求会计人员必须树立自己职业的形象,保持人格尊严,敢于抵制歪风邪气,同一切违法乱纪的行为作斗争。

(4)客观公正。会计信息的正确与否,不仅关系到微观决策,而且关系到宏观决策。做好会计工作,不仅要有过硬的技术本领,也同样需要实事求是的精神和客观公正的态度。否则,就会把知识和技能用错了地方,甚至参与弄虚作假或者串通作弊。

(5)搞好服务。会计工作是经济管理工作的一部分,把这部分工作做好对所在单位的经营管理至关重要。会计工作的这一特点,决定了会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况。因此,会计人员应当积极运用所掌握的会计信息和会计方法,为改善单位的内部管理、提高经济效益服务。

(6)保守秘密。会计工作性质决定了会计人员有机会了解本单位的财务状况和生产经营隋况,有可能了解或者掌握重要商业机密。这些机密一旦泄露给竞争对手,会给本单位的经济利益造成重大的损害,这对被泄密的单位既不公正又很不利。泄露本单位的商业秘密也是一种很不道德的违法行为。因此,作为会计人员,应当确立泄密失德的观点,对于自己知悉的内部机密,不管在何时何地,都要严守秘密,不得为一己私利而泄露机密。

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